Baru Terbit

Senang Organisasi? Event Planner atau Event Coordinator Bisa Jadi Pilihan

01 April 2019
Organisasi Acara, Organisasi Kampus, Organisasi Koordinator, Event Organizer, Cara Kerja Event Organizer


Apa kamu memiliki passion untuk menyukseskan sebuah acara? Bekerjalah di sebuah Event Organizer (EO), sebagai event planner atau event coordinator. Namun jika kamu belum paham apa kedua posisi tersebut? Tuminesia.com berhasil merangkum apa kedua jenis pekerjaan tersebut serta perbedaanya. Berikut penjelasannya:

Kamu tahu event organizer atau yang biasa dikenal sebagai pihak yang mengorganisir suatu acara? Nah, pekerjaan ini begitu digandrungi generasi millenial saat ini. Mungkin faktor banyaknya interaksi, terorganisir sesuai divisi, dan memiliki tujuan yang jelas, membuat bidang ini begitu diminati.

Selain itu, orang-orang yang bekerja di bidang event organizer juga harus memiliki kreatifitas dan ide-ide menarik untuk suatu acara. Hal itu juga yang menjadi faktor pekerjaan ini begitu disukai anak-anak muda yang idenya tumpah ruah.

Setiap divisi juga memiliki tanggung jawab yang besar baik sebelum maupun saat berlangsungnya acara. Tim penyelenggara acara bisa saja disalahkan jika terjadi kendala atau kesalahan kecil baik secara disengaja maupun tidak.

Nah, dalam Event Organizer, terdapat divisi event planner dan event coordinator. Dari kedua itu, memiliki peran masing-masing yang krusial.

Penjelasan Tentang Kerja Event Planner dan Event Coordinator


Event organizer (EO) memiliki beberapa bagian divisi dengan keahlian masing-masing. Salah duanya adalah event planner dan event coordinator.

Event planner punya tugas yang cukup penting untuk konsep acara. Selain bermain dengan ide yang menarik, mereka juga diharuskan mengendalikan banyak tugas, seperti mengatur konsep dan persiapan, mengintai lokasi, melakukan kesepakatan serta penawaran, menjalin hubungan baik dengan vendor beserta klien, bernegosiasi untuk membahas kontrak kerja, hingga memegang pengelolaan anggaran acara.

Namun, jika dilihat secara umum, tugas anggota yang berada di posisi ini adalah menjalin komunikasi dengan klien untuk membahas dan memastikan keberlangsungan acara klien atau perusahaan.

Sementara event coordinator atau koordinator acara biasanya harus memiliki keahlian di bidang komunikasi untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan dan perencana acara (event planner). Selain itu, mereka juga melakukan pekerjaan praktis seperti pemesanan lokasi, mengatur konsumsi, kebersihan hingga mendesain ruangan atau tempat yang dijadikan sebagai lokasi sebuah acara.

Event coordinator juga wajib untuk melakukan perincian sistem administrasi beserta promosi melalui pers. Untuk urusan pers, mereka wajib berkoordinasi dengan koordinator acara agar tak terjadi kesalahan informasi.

Tugasnya memang terlihat banyak dan luas. Oleh karena itu, selama bekerja mereka bisa merekrut anggota baru untuk ikut serta ke dalam bagian divisi-divisi yang lebih kecil sesuai yang diatur oleh koordinator acara.

Mereka juga bisa memberikan perintah kepada anggota yang masih baru atau yang terbagi ke dalam divisi-divisi kecil di bawah mereka. Mungkin dalam hal ini, tampak sangat bergantung pada sistem senioritas. Namun hal itu wajar jika dilihat dari pemahaman acara, konsep, yang disusun sejak awal.

Perbedaan dan Pembagian Kerja Event Planner dan Event Coordinator


Cara kerja event organizer, struktur event organizer (eo)
Ilustrasi saat jalannya acara, biasanya panitia memakai baju yang warnanya sama


Meski pekerjaan keduanya terlihat sama-sama menarik, ada baiknya kamu memperhatikan terlebih dahulu perbedaan tugas kerja masing-masing bidang dengan cermat.

Fokus Event Planner


Untuk diketahui, fokus event planner itu adalah ke detil acara. Selain itu, mereka juga dituntut kreatif dan inovatif tapi harus tetap detil sebuah ide bisa terwujud.

Mulai dari pengelolaan produksi konsep dan dekorasi, hingga acara usai. Anggota event planner juga harus mendedikasikan waktu luang selama acara berlangsung untuk memberikan layanan tepat kepada klien.

Oleh karena itu, untuk posisi ini dibutuhkan tenaga yang kreatif, ceria, bersemangat, percaya diri dan berpikir positif dalam memandang masalah. Tapi bukan berarti apatis, mereka juga wajib mempertimbangkan berbagai resiko yang muncul saat sedang mengambil langkah perencanaan.

Fungsi yang selanjutnya dibutuhkan yakni dalam segi kepemimpinan. Seorang anggota yang berada di posisi ini harus pandai mengatur dan mengawasi jalannya acara. Dalam artian, dilarang gampang capek.

Pasalnya peran mereka yang besar mengharuskannya untuk melakukan pertemuan, merencanakan konferensi, pengendalian biaya, mengatur ruangan, logistik perlengkapan, dan lain-lain.

Belum lagi, mereka harus bisa memenuhi target, yakni dengan memenuhi tugas secara objektif dan berdasarkan jadwal. Apa itu tugas objektif dan berdasarkan jadwal? Berikut penjelasannya:

1. Tugas Objektif


- Mengola semua aspek yang telah direncanakan sesuai deadline waktu dan anggaran dana.
- Menjalin relasi yang rutin dengan vendor juga klien.
- Merencanakan ide-ide kreatif yang sesuai dengan tema acara, memahami tren pasar, dapat mengidentifikasi risiko dan kendala, serta memberikan jalan keluar atas kendala yang kemungkinan besar terjadi.

2. Tugas Bulanan dan Harian


- Mengoordinasi staff internal, vendor, klien, dan berbagai pihak yang dibutuhkan ketika acara sedang berlangsung.
- Mensurvey atau meneliti sumber daya untuk menjalankan rapat secara disiplin, dan membahas secara tertib terkait acara yang akan direncanakan dan jalani.

Fokus Pekerjaan Event Coordinator


Event coordinator atau koordinator acara biasanya memiliki tugas yang praktis atau implementasi apa yang sudah direncanakan event planner. Mereka biasanya bertugas menghubungi mitra untuk bekerjasama, mengatur acara sedemian rupa agar efektif, dan meminimalisir kendala selama acara berlangsung.

Mereka juga wajib menjalin komunikasi untuk membahas tentang jalannya acara sekaligus menggerakkannya juga menjadi tugas terpenting dari koordinator acara. Tidak lupa, mereka juga menyusun surat kontrak dengan klien sekaligus bekerjasama dengan tim hukum.

Hal-hal tersebut perlu dilakukan sesuai kontrak, aman, dan terlindungi secara hukum alias legal.

Tidak hanya event planner yang punya tugas objektif dan harian, tim event coordinator juga punya tugas tersebut.

1. Tugas Objektif

- Melakukan pengembangan acara agar realistis, khususnya dalam hal penentuan dan penggalangan dana acara.
- Menjalani dan mematuhi undang-udang yang ditentukan dalam lingkup lokal, regional, dan nasional.
- Mengeksekusi cara sesuai rencana, memprediksi matriks keberhasilan serta mengendalikan jadwal atau rundown secara detil.

2. Tugas Bulanan dan Harian

- Mengelola arus kas bulanan
- Meneliti atau mensurvei vendor yang harus berdasarkan kriteria dana, kualitas, dan konsep.
- Melakukan pemesanan tempat, menuliskan jadwal klien, serta menyusun kontrak acara.
- Merekrut volunteer atau pekerja yang menjalankan bagian dari divisi-divisi kecil seperti divisi perlengkapan, penjaga ruang pendaftaran, dan lain-lain.

Tips sukses sebagai Event Planner dan Event Coordinator


Beda event planner dan event koordinator, cara kerja event organizer, struktur organisasi event organizer
Ilustrasi puncak acara yang sukses


Jika kamu punya passion dalam membuat acara menjadi semarak, kedua bidang ini sangat cocok untuk kamu. Namun, sebelum terjun ke dua bidang ini, kamu perlu membaca tips-tips sukses ala tuminesia ini.

Pertama, hargai waktu. Jangan terlambat, lakukan segala tugas dengan tepat waktu.

Kedua, lakukan secara professional. Jangan terlalu sering mengeluh jika keadaan sedang sulit, lakukan saja apa yang bisa dilakukan dan terus berkoordinasi dengan divisi lainnya.

Apakah Anda tertarik untuk bekerja sebagai event planner atau event coordinator? Atau Anda pernah memiliki pengalaman bekerja sebagai event planner dan event coordinator?

====================
Sumber:
- How to Write an Event Planner Job Description. Business.linkedin.com – goo.gl/z2dzuP
- How to Write an Event Coordinator Job Description. Business.linkedin.com – goo.gl/6ZbNMJ
Sumber gambar: 

- Canva

No comments:

Post a Comment

Yuk berikan sudut pandangmu soal bahasan ini!